Пересмотрите свой подход к списку дел.
Есть причина, по которой управление временем стало для многих людей недостижимым и недостаточным подходом к продуктивности. Возможно, вы считаете плохие навыки управления временем своим худшим недостатком, тем, что сдерживает вас дома и на работе. Но почему от любого человека следует ожидать умения «управлять» временем? Время — это неопределенная, автономная конструкция, и поэтому по своей сути оно неуправляемо.
Сколько раз вы говорили себе, что сделаете это дело в 14:00. Вы начинаете делать это дело в 14:00, но приходит более срочное письмо — «дзинь!» — и вам нужно ответить на него. Затем вы завороженно смотрите на свой почтовый ящик, полный других писем; с таким же успехом можно ответить и на них, пока работает это окно. В одном из писем есть ссылка на статью, которая напоминает вам о другой статье, которую ваш друг прислал вам на днях и которую вы забыли прочитать. Вы начинаете читать и понимаете, что уже 2:28, а вы выделили всего один час на то, чтобы сделать это первым делом. (Включите тревогу и самобичевание).
Вы не можете перевести часы на 14:00 или приостановить время, чтобы наверстать те потерянные 28 минут работы. Вместо этого вы можете пересмотреть свои представления о том, как должна достигаться продуктивность. Вместо того чтобы пытаться (и терпеть неудачу) угнаться за временем, овладейте своим вниманием — способностью выбирать, когда и на чем концентрироваться (или не концентрироваться).
Почему тайм-менеджмент больше не подходит
Пока мы формулируем свой путь к продуктивности с точки зрения управления временем, мы всегда будем отставать от восьмерки», — говорит Маура Томас, эксперт по продуктивности и автор книги «Управление вниманием: Как создавать успех и добиваться продуктивности — каждый день».
По словам Томас, есть две основные причины, по которым тайм-менеджмент как концепция не устраивает многих людей. Во-первых, когда мы говорим «управление временем», это создает у нас иллюзию, что мы действительно контролируем время, хотя на самом деле это не так, время идет вперед, что бы вы ни делали», — объясняет она.
Во-вторых, когда большинство людей задумываются об управлении своим временем, их первый инстинкт — назначить встречу с самим собой. («В 9 утра я закончу свой квартальный анализ; в 10:30 я начну отвечать на электронные письма»). Проблема, как отмечает Томас, заключается в том, что нарушить договоренность с самим собой очень легко — проще простого. Кто вас остановит?
Время по-прежнему необходимо и важно, но оно не должно быть единственной вещью, к которой вы приковываете свое личное чувство продуктивности. Томас рекомендует использовать календарь только для тех вещей, которые имеют «сильную связь со временем». Это ваши встречи с другими людьми, события, сроки сдачи проектов.
Другие задачи, которые технически не имеют крайнего срока, за которые вы не отчитываетесь перед кем-то другим, имеют более слабую связь со временем. В таких случаях, конечно, можно запланировать работу над чем-то в 15:00, но «если вы не контролируете свое внимание в течение этого временного блока, это не имеет значения», — говорит Томас. «Когда бы ни закончился этот временной блок, задача не будет выполнена, если вы также не будете управлять своим вниманием».
«Если управление временем означает назначение встреч с самим собой в календаре, то мы не справляемся с этим, и мы всегда справлялись с этим», — говорит она. «Но причина наших неудач сейчас в том, что у нас так много отвлекающих факторов».
Что значит управлять своим вниманием?
Благодаря своим исследованиям, писательской деятельности и опыту обучения продуктивности, Томас определила управление вниманием как «набор моделей поведения, которые дают вам возможность распознать, в каком состоянии находится ваша голова, и [возможность] переключиться на то состояние мозга, которое более актуально в данный момент».
Управление вниманием не полностью отделено от концепции времени или тайм-менеджмента, поскольку все они взаимосвязаны. (Как признает Томас, «в некотором смысле мы говорим о семантике, но слова, которые мы используем, имеют силу»).
Но как концепция, ее цель — изменить ваше понимание и стратегию мотивации: Вместо того чтобы концентрироваться на попытках контролировать время, которое никто не может контролировать, вы можете сосредоточиться на практике контроля над своим вниманием — что вполне осуществимо (хотя и требует практики и силы воли). Проще говоря, Томас намерен напомнить людям, что они не беспомощны, и дать им возможность вернуть контроль над напряженными днями.
Ознакомьтесь с собственными возможностями управления вниманием
Для того чтобы понять управление вниманием как метод повышения продуктивности, мы должны сначала понять, как работает само внимание, как в широком смысле, так и в личном. Давайте вернемся к тем «состояниям мозга», о которых говорил Томас, или к «четырем квадрантам» внимания, которые мы занимаем и между которыми перемещаемся в любой момент дня.
По ее словам, «если мы неточно классифицируем различные состояния мозга, в которых мы можем находиться — конечно, их бесконечное множество, — но в общих чертах они таковы: 1) реактивный и отвлеченный, 2) сосредоточенный и внимательный, 3) мечтательность или блуждание ума и 4) поток».
1. Реактивный и отвлеченный
Именно в таком состоянии находится большинство людей в течение дня, будь то родитель, сидящий дома, или корпоративный консультант. В таком состоянии вы, возможно, пытаетесь сосредоточиться, но все еще не контролируете окружающую обстановку и находитесь во власти отвлекающих факторов: уведомлений по электронной почте, пингов в Slack, телефонного звонка, желания прочитать интересную статью, человека, заглянувшего к вам на работу, чтобы задать быстрый вопрос, желания перекусить или ребенка, прервавшего выполнение задания, пока вы работаете дома.
«Мы переключаемся с одного дела на другое… и просто многозадачны — или, точнее, переключаемся с одной задачи на другую — в течение всего дня», — говорит Томас. Вы можете начать проект, намереваясь довести его до конца, но множество внешних отвлекающих факторов и внутренних соблазнов затянуть работу удерживают вас в реактивном и отвлеченном состоянии, что, неудивительно, не является идеальным квадрантом управления вниманием для оптимальной продуктивности.
2. Сосредоточенность и внимательность
«Вторая ведра — это как бы полярная противоположность, — говорит Томас. Сосредоточенное и осознанное состояние — это состояние, в котором вы активно концентрируетесь. Вы прилагаете усилия, чтобы сосредоточить все свое внимание на одной задаче (написание и отправка длинного электронного письма) или, возможно, посвятить определенное количество времени и концентрации на ряде задач (найти время, чтобы отправить несколько писем, которые вы откладывали).
В любом случае, говорит Томас, в этом квадранте «вы предпринимаете шаги, чтобы вас не беспокоили, вы активно отгоняете другие мысли, которые закрадываются, и удерживаете свое внимание в течение длительного периода времени на задаче, требующей больших познавательных усилий».
Это наиболее очевидное состояние головы, которое необходимо использовать для того, чтобы быть наиболее продуктивным и эффективным. Томас ссылается на Кэла Ньюпорта, автора и доцента компьютерных наук Джорджтаунского университета, который популяризировал термин «глубокая работа» для описания типа работы, которая происходит в этом состоянии.
3. Дневная мечтательность или блуждание ума
«Это когда мы не направляем свое внимание куда-то конкретно, но активно сопротивляемся отвлекающим факторам», — объясняет Томас. Вы позволяете своему разуму блуждать и просто быть, и вы намеренно говорите «нет» доставанию телефона, чтобы отправить сообщение, включению телевизора или даже включению подкаста». Томас называет эти моменты спокойными или «промежуточными», когда вы ждете автобус, стоите в очереди за заказом в кафе или идете через парковку, чтобы забрать свою машину.
Может показаться безобидным и даже разумным — продуктивным! — заполнить эти промежуточные моменты деятельностью или отвлечься (почему бы не написать несколько электронных писем, пока едешь в лифте?), и часто так оно и есть. Но важно найти баланс, потому что именно во время этих небольших периодов блуждания ума происходит все самое хорошее.
«Это состояние дневной мечты — то время, когда у нас есть озарения, когда у нас появляются идеи, и когда наше творчество действительно выходит наружу», — говорит она. «Вы не можете приказать себе, чтобы у вас появилось озарение, новая идея или решение проблемы. Только в такие спокойные моменты это может произойти. Мы как-то пришли к пониманию, что если мы не делаем, не делаем, не делаем, то мы не продуктивны. Но на самом деле все совсем наоборот».
4. Поток
И, наконец, поток — глубоко сосредоточенное психологическое состояние, в котором ваш мозг работает иначе, чем в любом из трех других квадрантов. Эта психологическая концепция была впервые признана и названа венгерским психологом Михаилом Чиксентмихайи и включает в себя легкую потерю себя в своей задаче. «Когда вы находитесь в потоке, это означает, что та часть вашего мозга, которая осознает себя во времени и пространстве (я голоден, мне холодно, это скучно, интересно, понравился ли кому-нибудь мой пост в Instagram), исчезает», — говорит Томас. «Вы полностью погружаетесь в текущую задачу; это полное поглощение тем, что вы делаете».
Другими словами, даже не осознавая этого, вы находитесь в зоне. Идеальное место для продуктивной работы, не так ли? Но есть одна загвоздка: «Вы не можете приказать себе войти в поток», — говорит Томас, добавляя, однако, что «если вы остаетесь в сосредоточенном и внимательном состоянии в течение длительного периода времени, вам может посчастливиться войти в поток».
«Это четыре состояния мозга, на которые мы можем разделить нашу мозговую активность, а управление вниманием в конечном итоге — это способность распознать, в каком из них вы находитесь, и затем сознательно переключиться на то, которое будет лучше всего служить вам в данный момент», — говорит она.
Как управлять своим вниманием
Если первый шаг на пути к освоению управления вниманием — это осознание того, где находится ваш разум в данный момент, то второй — это определение того, какое состояние мозга идеально подходит для выполнения поставленной задачи, а затем намеренное перемещение себя в это состояние мозга, чтобы выполнить ее.
Справедливо будет сказать, что «сосредоточенность и внимательность» — а не более распространенное состояние «реактивности и рассеянности» — это идеальное состояние ума в напряженный день. Но как достичь этого состояния утром, когда вы сонный и туманный? Или около полудня, когда куча задач на вашей тарелке уже официально переполнена? Или около трех часов дня, когда вы голодны, устали, а ваши коллеги (или семья) мешают вам работать? Вы возвращаете себе контроль.
Люди говорят мне, что им нужно сделать свою работу, но [они не могут этого сделать, потому что] люди постоянно перебивают их». Люди всегда будут перебивать вас», — объясняет Томас. «Единственный способ прекратить прерывать вас — это сказать людям, чтобы они перестали вас прерывать в течение определенного времени».
Как говорит Томас: Внимание — это противоядие от рассеянности. Вместо того чтобы позволять отвлекающим факторам управлять вами, признайте свою власть над ними. «Два наиболее важных приема для [начала] управления своим вниманием — это контроль над окружающей средой и технологиями», — говорит она. Вот как.
Контролируйте свое окружение
Одним из способов сделать это является создание сигналов, которые сообщают окружающим, что вы стараетесь не отвлекаться. Это может быть буквальный знак «не беспокоить»; можно надеть наушники; если у вас есть офис или отдельная рабочая зона, можно закрыть дверь; или все вышеперечисленное, если вам это необходимо. «Каким бы ни был сигнал, будьте ясны — не ждите, что только потому, что вы надели наушники, люди поймут, что это означает «не беспокоить». Вы должны сказать им об этом», — настаивает Томас. «Когда у меня включен сигнал «не беспокоить», это означает, что не стоит меня беспокоить, если только это не действительно чрезвычайная ситуация». Это пример контроля над своим окружением».
Нереально ожидать, что сигнал «не беспокоить меня» будет включен в течение всего дня, но Томас рекомендует отключаться, чтобы глубоко сосредоточиться, скажем, на 20 минут каждый час или на 90 или около того минут дважды в день. «Частота и продолжительность зависят от вас, и это зависит от характера вашей работы или от того, насколько вы нужны окружающим вас людям», — говорит она.
Контролируйте свои технологии
После того как вы создали среду, свободную от отвлекающих факторов, пришло время устранить главный отвлекающий фактор — ваше устройство. Каждый баннер уведомления, цифра, точка, пинг или DM призваны привлечь ваше внимание. Они хорошо справляются с этой задачей, но у вас больше контроля, чем вы думаете.
«Второй шаг к контролю над своим окружением и вниманием — закрыть электронную почту или перейти в автономный режим или режим «не беспокоить», — советует Томас. Да, даже если сама задача, над которой вы работаете, связана с электронной почтой.
«Если у меня 50 [писем], на которые я должна ответить, я смогу это сделать, только если остановлю поступление новых сообщений», — говорит она. «Иначе я не доберусь до существующих 50, потому что я отвечу на первое, а потом будет новое (и новое, и новое)». Обращайте внимание на новые письма только после того, как вы ответили на существующие сообщения, на которые вы собирались ответить.
Затем спрячьте телефон и «все остальное вокруг, что жужжит, пикает, вибрирует или иным образом привлекает ваше внимание», — говорит Томас. Поставьте его на режим «Не беспокоить», без звука и положите лицом вниз, а еще лучше — куда-нибудь подальше от глаз. «Исследования показывают, что только присутствие телефона отвлекает нас, даже если он выключен и лежит лицом вниз». (Без паники, вы можете проверить свой телефон, электронную почту, чаты Google, Twitter и все остальное, когда закончится назначенный период сосредоточенности).
Если вы любите фоновый шум, будьте осторожны с тем, что вы выбираете для прослушивания. Вы можете думать, что подкаст, повтор «Офиса» или рэп-музыка помогают вам сосредоточиться, но это может привести к обратному результату.
«Все люди разные, но исследования показывают, что в целом это очень отвлекает. Больше всего людей отвлекает звук чужих голосов», — говорит Томас. «Если вам действительно нужен шум, создайте его: классическая музыка, шум океанских волн, стрекотание сверчков или треск костра»
Разбейте задачи на части и определите точки остановки
Когда вы решите, что пришло время выполнить задачу, и устраните возможные помехи, выполняйте ее, «либо пока не закончите, либо пока не дойдете до точки остановки, которую вы определили перед началом работы». Здесь время и внимание идут рука об руку.
Если это одна большая задача, разбейте ее на достижимые части, выполнение которых станет для вас точкой остановки. Уделите каждому из них все свое внимание, пока они не будут завершены. Или поставьте таймер и решите, что вы направите все свое внимание на то, чтобы завершить то, что вы можете сделать за этот промежуток времени
Начните исправлять старые привычки
Этот шаг заключается в том, чтобы практиковать вышеупомянутые привычки, чтобы сделать фокусировку внимания второй натурой.
Люди часто спрашивают меня: «Мы зависим от наших устройств?». Я не психолог, но могу сказать, что наши технологии специально формируют привычки», — говорит Томас. «Все приложения на наших телефонах… созданы для того, чтобы красть наше внимание».
Переключение с задачи на задачу или соблазн убрать уведомление, проверить сообщение, включить телевизор для фонового шума — все это стало частью нашей повседневной жизни. По сути, мы приучены отвлекаться на каждом шагу. «Мы привыкли отвлекаться», — считает Томас.
Смягчая отвлечения внимания, «вы привыкаете к длительным периодам времени без них и начинаете развивать свою способность оставаться сосредоточенным дольше», — говорит она. «В то время как отвлечение внимания разрушает вашу концентрацию внимания, контроль над этими отвлечениями увеличивает вашу концентрацию внимания. [В конце концов], вместо того чтобы переключаться каждые несколько минут, у вас появляется больше возможностей выбирать, когда переключаться».
«Наша неспособность достичь наиболее важных для нас вещей — а именно так я определяю продуктивность — происходит не потому, что у нас недостаточно времени в сутках», — заключает Томас. «Мы ведем себя так, как будто мы совершенно беспомощны перед всем, что нас окружает, хотя на самом деле это не так. Для меня это самое важное послание, и я больше всего увлечен им… Я действительно хочу, чтобы люди поняли, что вы можете контролировать свое внимание. Ну, может быть, сейчас вы этого не делаете, но вы можете».